É grande o número de empresas que precisam investir em certificação digital para realizar operações eletrônicas e enviar informações trabalhistas ao Governo. Essa necessidade se estende a instituições de diferentes segmentos, entre eles, o de comércio atacadista.
A Certificação digital para negócios do setor agiliza processos, reduz burocracias e proporciona mais segurança durante a realização de transações virtuais. Além disso, o seu uso é obrigatório para a execução de vários serviços oferecidos pelo Governo, como consultas ou envio de dados ao e-Social.
Neste artigo, vamos mostrar as funcionalidades da ferramenta para esse tipo de negócio e as vantagens que ela oferece para o comércio atacadista. Fique com a gente até o final e se informe sobre o assunto!
Emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
Com implementação gradual iniciada em 2010, a emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e) tornou-se obrigatória para a maioria das empresas. Conforme a Lei Nº 8.846, de 21 de janeiro de 1994, o documento deve ser emitido por marcas que realizem vendas de mercadorias ou prestação de serviços.
Assim, instituições integrantes do comércio atacadista precisam cumprir com essa determinação, já que suas atividades envolvem a compra e venda de produtos para outras pessoas, muitas vezes, de caráter jurídico. Se ela for inscrita no regime tributário de Lucro Presumido ou Real, a sua emissão também é obrigatória e, nesse caso, ela só é possível com o auxílio de um certificado digital.
A adoção da ferramenta nesse processo diminui as chances de adulteração e violação dos dados pessoais dos clientes, além de oferecer segurança máxima no uso das informações da empresa e dos consumidores. Além disso, ela garante que a nota fiscal eletrônica tenha validade jurídica por meio da assinatura digital que precisa constar no documento. Somente o dispositivo consegue comprovar a legitimidade, autenticidade e confirmar a identidade do signatário.
Registrar trabalhador no eSocial
A utilização do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) foi estendida a todos os empregadores em julho de 2018, incluindo os do setor atacadista. Por meio desse sistema, é possível cadastrar os colaboradores que chegam à empresa para garantir o pagamento do INSS e FGTS, além de mantê-los legalizados.
Ele também é usado para que o empresário consiga cumprir todas as suas obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, como comunicar admissões e demissões, informar sobre a folha de pagamento, aviso prévio, acidentes de trabalho e outras exigências legais. Ou seja, o e-Social surgiu para substituir os formulários, guias e papeladas antes usadas com esses mesmos fins, centralizando o envio de dados.
Assim como a emissão de NF-e, o acesso ao sistema do Governo deve ser realizado com um certificado digital do tipo A1 ou A3, emitido por uma autoridade certificadora (AC) credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Ao usá-lo, todos os procedimentos na plataforma passam a serem feitos com mais segurança, praticidade e pouca burocracia, com a mesma autenticidade, integridade e validade jurídica.
Outras obrigatoriedades com mais segurança
A certificação digital para o comércio atacadista é usada para o cumprimento de outras obrigações. Apesar de serem operações diferentes, a ferramenta oferece a mesma segurança e praticidade.
Atividades como reconhecimento de firmas e idas ao banco, por exemplo, podem ser substituídas por transações on-line graças à ferramenta, que oferece autenticidade em todas elas. Confira algumas obrigatoriedades seguradas pelo documento eletrônico.
- Transações bancárias.
- Assinatura e envio de documentos pela internet.
- Envio de declarações sobre o negócio.
- Consultar e atualizar dados cadastrais.
- Emitir NF-es e outros documentos fiscais.
- Acessar outros serviços da Receita Federal.
Menos risco de fraudes
Essa é uma das principais vantagens de quem decide investir em certificação digital. Tentativas de fraudes acontecem diariamente, tanto com pessoas físicas quanto jurídicas. Por isso, proteger-se de golpes que coloquem em risco a integridade das suas informações pessoais ou da sua empresa é essencial.
Segundo a Associação Nacional de Certificação Digital, em uma pesquisa realizada em 2020, 0,0027% é o percentual de documentos fraudados quando se utiliza o documento eletrônico. Ou seja, menos que 1%, uma porcentagem já considerada baixa. Se pensarmos ainda que essas ações realizadas por pessoas mal intencionadas representam perda de dinheiro e transtornos para os negócios, proteger-se delas se torna uma questão de sobrevivência.
Assim, a certificação digital é uma ótima solução, pois evita prejuízos e impede que fraudes, como vazamento ou roubo de dados aconteçam em ambiente on-line. Tudo isso, graças ao recurso tecnológico de, por codificar as informações presentes na ferramenta e permitir que apenas o emissor e o receptor consigam lê-las.
Assinatura de contratos
A assinatura de contratos é uma atividade muito comum em instituições do comércio varejista. Seja durante a admissão de algum colaborador ou em uma negociação com o fabricante, ou revendedor de produtos, o documento está sempre presente na rotina dos empreendedores do setor.
Para validar um contrato, no entanto, é necessário a assinatura de ambas as partes, processo que se torna ainda mais fácil e seguro com um certificado digital. O par de chaves criptográficas presente na ferramenta, além de proteger as informações envolvidas nesse processo, oferece validade jurídica ao documento. Dessa forma, a sua validade legal é a mesma de uma assinatura feita a próprio punho.
Redução do uso de papéis
Um documento assinado digitalmente com a ferramenta é válido juridicamente e pode ser arquivado neste mesmo ambiente virtual. Com a digitalização de contratos, procurações e demais documentos importantes, é possível reduzir as impressões em papel, atitude que impacta diretamente o meio ambiente e diminui os gastos com cartuchos e impressoras.
Economia de tempo e dinheiro com deslocamentos
Outra vantagem proporcionada pelo uso do certificado digital é a economia de tempo e de recursos com deslocamentos. Assim como em outros setores, profissionais do comércio atacadista precisam se deslocar para conseguir assinaturas manuscritas em contratos, fazer negociações com fornecedores e resolver outras burocracias, o que consome tempo e dinheiro.
Porém, ao investir no documento eletrônico, todas essas preocupações deixam de existir, já que essas transações passam a ser realizadas de forma virtual. Os contratos, por exemplo, podem ser assinados e enviados digitalmente para pessoas de qualquer lugar do mundo. Da tela do computador ou mesmo do celular é possível fazer essa e outras operações, sem necessidade de deslocamento.
Emita seu certificado digital conosco
Após conhecer todos os benefícios e transações feitas por um certificado digital, não há motivos para você não investir em um, não é?
Na prática, você verá como o seu uso para o setor de comércio atacadista é fundamental para desburocratizar processos e tornar sua rotina mais dinâmica.
Se quiser se beneficiar com todas as facilidades oferecidas pela ferramenta, entre em contato com uma de nossas unidades e solicite a emissão do seu certificado.
