Se engana quem acredita que o certificado digital atende apenas às grandes empresas. No mundo corporativo, qualquer profissional ou negócio que utiliza a ferramenta é beneficiado com segurança e agilidade em vários processos.
No caso do pequeno empreendedor, ele conhece bem a burocracia que envolve a abertura de uma empresa no Brasil. Assinaturas em contratos, firma reconhecida em cartório, alvará de funcionamento. Tudo deve ser feito para formalizar o negócio e tornar a sua abertura possível.
O certificado digital, por sua vez, surge como um desburocratizador dessa etapa inicial. Seu objetivo é agilizar e simplificar a vida dos empresários no cumprimento de suas obrigações, especialmente daqueles que entraram para o mercado recentemente ou estão prestes a abrir um negócio. E os benefícios seguem durante toda a trajetória da empresa.
Quer entender melhor como esse recurso tecnológico pode ajudar seu (até então) pequeno empreendimento? Mostraremos tudo neste artigo. Fique com a gente até o final e veja como você pode se beneficiar com o certificado digital.
Certificado digital para micro e pequeno empreendedor: por que é importante?
O certificado digital é uma ferramenta indicada para empresas de todos os portes, porém, quando o assunto é micro ou pequeno negócio, o seu uso se torna ainda mais necessário.
Além da redução da burocracia, a ferramenta é essencial para acessar diversos portais e serviços oferecidos pelo Governo. Com ela, o empreendedor consegue enviar suas obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas ao e-Social, que determinou a assinatura eletrônica como obrigatória para empresas com pelo menos três colaboradores.
Isso sem falar no uso obrigatório do certificado para empresas que emitem nota fiscal eletrônica (NF-e). Sem ele, o profissional não consegue emitir o documento, mantendo o negócio irregular perante aos órgãos de fiscalização.
É preciso lembrar que um empreendimento legalizado, com todas as exigências cumpridas, ganha a confiança dos clientes e fornecedores. Assim, o documento eletrônico é uma ferramenta que pode contribuir com o crescimento e consolidação do seu negócio no mercado.
Certificado digital para pequenas empresas é obrigatório?
Essa é uma dúvida muito comum entre os empreendedores que reconhecem a necessidade do certificado digital e estão prestes a abrir um negócio.
No entanto, para responder a essa pergunta é necessário, primeiro, analisar as questões fiscais e tributárias que envolvem a instituição. Se ela for inscrita no regime tributário de Lucro Presumido ou Real, a adoção do certificado é obrigatória pela exigência de emissão de nota fiscal eletrônica. Atividade que só pode ser realizada com a ferramenta.
No caso dos profissionais que prestam serviços optantes pelo Simples Nacional, o seu uso é exigido para empresas com mais de cinco funcionários, mesmo que não emita nota fiscal eletrônica, conforme determina a Resolução do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN) Nº 125/2016.
Já dedicamos um artigo no qual explicamos em detalhes a obrigatoriedade do documento eletrônico para algumas organizações. Você pode clicar aqui para conferir.
E quanto ao Microempreendedor Individual (MEI)?
Por lei, o Microempreendedor Individual (MEI) não é obrigado a emitir NF-e para pessoas físicas, portanto, não há necessidade do uso do certificado nessa situação. No entanto, o documento é solicitado quando a empresa vende produto ou serviço para uma pessoa jurídica, o que torna a ferramenta indispensável.
Qual modelo de certificado digital é indicado para pequenas empresas
Hoje, no mercado, existem diferentes tipos de certificado digital. E-CPF, e-CNPJ e NF-e, são apenas alguns deles. Por essa grande variedade, escolher o modelo ideal para a sua pequena empresa pode parecer difícil, mas basta apenas analisar as aplicações que cada um oferece.
É importante entender que cada modelo permite realizar uma operação diferente. Dessa forma, nem todos garantirão acesso ao e-CAC, ao Siscomex e SEFAZ, por exemplo.
Por isso, na hora de escolher, considere o certificado que atenderá às necessidades do seu negócio. Se a intenção é ter uma identidade virtual completa, com acesso a vários serviços do Governo, o e-CNPJ pode ser uma opção mais vantajosa (para pequenas empresas e MEI).
Se a sua empresa for obrigada a emitir NF-e em grande volume, uma alternativa interessante é investir no NF-e. Tudo vai depender das aplicações oferecidas pelo certificado digital e das demandas do seu negócio.
Aplicações do certificado digital para pequenas empresas
Como dissemos, o certificado digital surgiu para facilitar a vida das pessoas, inclusive, dos pequenos empresários que desejam realizar de forma segura e prática várias transações em ambiente virtual.
Algumas das atividades mais comuns incluem a assinatura e envio de documentos, atividades que, normalmente, requerem a presença física das partes interessadas. Mas, com a ferramenta, tudo passa a ser feito remotamente.
Somando-se a isso, ela ainda permite:
- Realizar operações bancárias;
- Garantir a validade jurídica de um documento com assinatura digital;
- Otimizar o trâmite de processos burocráticos;
- Emitir nota fiscal eletrônica;
- Consultar e atualizar dados cadastrais;
- Entre outros.
Vantagens do certificado digital para pequenas empresas
O certificado digital para pequenas empresas oferece vantagens que vão além de diminuir a burocracia. Veja como ele pode ajudar o seu negócio.
Segurança nas transações on-line
Pode-se dizer que segurança é a palavra que melhor define um certificado digital. Com ele, o usuário consegue manter as informações contidas no dispositivo em sigilo, graças ao recurso de criptografia.
Assim, o titular pode realizar transferências bancárias e enviar documentos com tranquilidade, uma vez que o equipamento é “blindado” com essa tecnologia. Somente o detentor da outra chave criptográfica terá acesso a esses dados.
Garantia de autenticidade das informações
O documento eletrônico também oferece a garantia de que as informações enviadas pela sua empresa são 100% confiáveis, já que possui a mesma validade jurídica de um documento registrado em cartório.
Assinatura e envio de contratos de qualquer lugar do mundo
Com o certificado digital, encontrar-se pessoalmente com algum sócio para fechar negócios passa a ser coisa do passado.
Além de assinar documentos digitalmente, o empreendedor ainda tem a possibilidade de enviá-lo remotamente para a outra parte interessada, de qualquer lugar do mundo. E o melhor, de forma totalmente segura, sem grandes riscos de fraudes ou roubo de informações.
Redução de despesas
A assinatura digital reduz alguns custos. Ao adotar a ferramenta, sua empresa terá menos gastos com impressão e autenticação de documentos, uma vez que tudo poderá ser feito digitalmente.
Os custos com envio e armazenamento desses documentos também serão reduzidos e, de quebra, seu negócio será destacado pelo ótimo exemplo de sustentabilidade.
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